отдел кадров требует подтверждающие документы

Наш сотрудник уехал в другой город для стационарного лечения, получив направление из местной поликлиники.. Перед отъездом он официально предупредил руководителя и отдел кадров о своем будущем отсутствии на рабочем месте в течение 3 месяцев - он будет находиться на больничном листе. Больничный лист и выписку с места лечения сотрудник представит для оплаты в отдел кадров после своего приезда по окончанию лечения.
Несмотря на все эти согласования, после его отъезда отдел кадров срочно затребовал документы, подтверждающие факт нахождения сотрудника в больнице.. Пока этих документоы нет в отделе кадров, они требуют от начальника подразделения ежедневно составлять авт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.. Два вопроса : зачем составлять эти акты и что в них писать? Можно ли их не составлять ? Обязательно ли требовать от сотрудника в больнице прислать телеграмму - подтверждение факта пребывания в больнице , или можно подождать до возвращения сотрудника в наш город из больницы ?