Предприятие хочет взыскать штраф за административное правонарушение по итогам проверки госпожнадзора

По итогам проверки управления надзорной деятельности (госпожнадзор) на предприятие выдано представление об административном правонарушении.
Руководитель предприятия распорядился взыскать штраф с виновных. Виновными определили ответственных за обеспечение пожарной безопасности на объектах. Правомерно ли это?
Замечания "уходят своими корнями" в прошлое, т.е. все назначены ответственные физически не могут быть виновными.
И совсем наивный вопрос. При сборе сведения для издания документа о взыскании ущерба с ответственных, с них запрашивают объяснительные. Но они (ответственные) не считают себя виновными и не хотят писать объяснительные, а предпочитают предоставить пояснительные. Есть ли какая либо разница. И важно ли это для дальнейшего хода дела.